La dématérialisation des documents est le processus de conversion de documents physiques en formats électroniques. Elle implique la numérisation, la gestion et le stockage électronique des informations, éliminant ainsi le besoin de supports papier. Ce processus permet d’améliorer l’efficacité, la productivité et la gestion des documents.
Numérisation des documents
Cette étape est le processus de conversion de documents physiques en fichiers numériques. Les documents physiques sont préparés en enlevant les agrafes, les trombones ou tout autre élément pouvant gêner le processus de numérisation. Les pages sont également alignées correctement pour garantir une numérisation précise. Ils sont ensuite placés dans un scanner ou un photocopieur équipé d’une fonctionnalité de numérisation. Celui-ci capture l’image de chaque page et la convertit en un fichier numérique. Vous pouvez avoir plus de détails sur le processus au niveau des sites spécialisés. Toutefois, avant de numériser, des paramètres peuvent être configurés pour ajuster la résolution, la couleur, le format de sortie et d’autres options spécifiques au scanner.
Indexation et métadonnées
L’indexation et les métadonnées sont des processus importants dans la gestion des documents numérisés. L’indexation consiste à attribuer des références ou des codes uniques aux documents numérisés afin de faciliter leur recherche et leur récupération ultérieure. Ces références peuvent être basées sur des critères tels que le numéro de document, le nom du client, la date, le type de document, etc. Quant aux métadonnées, ce sont des informations supplémentaires associées aux documents numérisés. Elles fournissent des détails contextuels et des informations descriptives sur le contenu des documents. Les métadonnées peuvent inclure des informations telles que le titre du document, l’auteur, la date de création, les mots-clés, la taille du fichier, etc. Elles permettent d’enrichir les informations sur les documents et de faciliter leur recherche, leur classement et leur gestion.
Gestion électronique des documents (GED)
La gestion électronique des documents (GED) est un système informatisé qui permet de stocker, d’organiser et de gérer les documents de manière électronique. Elle permet de stocker les documents numérisés et les fichiers électroniques dans un emplacement centralisé. Cela élimine le besoin de supports physiques et de classeurs. Les documents stockés dans un système de GED sont organisés et classés de manière logique. Ils peuvent être regroupés par catégories, dossiers ou métadonnées spécifiques, ce qui facilite la recherche et la récupération rapide des documents lorsque cela est nécessaire.
Les systèmes de GED offrent des fonctionnalités de recherche avancée qui permettent aux utilisateurs de trouver rapidement les documents dont ils ont besoin. Ils offrent des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les documents sensibles. Les autorisations d’accès peuvent être définies pour contrôler qui peut visualiser, modifier ou supprimer les documents. Cela garantit la confidentialité des informations et permet de respecter les exigences de conformité.